비즈영어 이메일은 첫 줄에서 갈려요
처음 연락하는 상대에겐 내가 누군지부터 한 줄로 밝힙니다. I'm Jiwon Park from ABC Corp.(ABC Corp.의 박지원입니다.)처럼요. 소개 자체가 군더더기가 아니라, 길어져 용건이 밀리는 게 문제예요.
I hope this email finds you well.(잘 지내고 계시길 바랍니다.)은 무난하지만 상투구로 읽히기도 합니다. 처음 연락이면 안부를 접고 소개와 용건으로 바로 들어가세요. 접점이 있는 상대에겐 I hope you're doing well.(잘 지내시죠.), 주고받던 메일이면 Thank you for your reply.(답장 감사합니다.)로 엽니다.
호칭은 Dear Ms. Kim,이 무난하고, 영국식은 마침표 없이 Dear Ms Kim,으로 씁니다. 성별을 모를 땐 Dear Jieun Kim,처럼 풀네임이 안전해요. 편한 동료에게는 Hi Jason,도 흔합니다.
용건은 I'm writing to 로 엽니다
I'm writing to ~(~하려고 연락드립니다)는 처음 연락하거나 격식이 필요한 메일에서 용건을 꺼내는 무난한 틀입니다. 뒤에 '동사원형 + 무엇을'까지 붙여야 한 문장이 완성돼요.
- I'm writing to ask about the delivery date. 배송일을 여쭤보려고 연락드립니다.
- I'm writing to confirm our meeting on Friday. 금요일 회의를 확인하려고 연락드립니다.
사내 메일이나 진행 중인 스레드에서는 형식적으로 들리니 바로 용건을 씁니다. 부탁은 Can you 보다 Could you가 부드러워요. Could you send me the file by Thursday?(목요일까지 파일을 보내주실 수 있을까요?)처럼 기한을 적어 주세요.
첨부 파일은 이렇게 알려요
I've attached the file.(파일을 첨부했습니다.)가 요즘 가장 흔합니다. file 자리만 invoice 처럼 갈아 끼우면 되고, 격식이 필요하면 Please find attached the invoice.도 여전히 통해요.
상대 첨부가 안 보일 땐 It seems the attachment didn't come through. Could you resend it?(첨부가 오지 않은 것 같습니다. 다시 보내주실 수 있나요?) 두 줄을 이어 씁니다. 내 첨부가 안 갔다는 연락을 받았다면 Sorry about that — I've attached it again.(죄송합니다, 다시 첨부했습니다.)으로 받아요.
답장이 없을 때 쓰는 표현
Please reply quickly 는 딱딱하게 읽힙니다. 영어권 업무 메일은 follow up(후속 연락을 하다)으로 부드럽게 상기시켜요.
I'm just following up on my email from last Tuesday.
지난 화요일에 보낸 메일 관련해 다시 연락드립니다.
Just a gentle reminder about the invoice.도 쓰이지만 follow up 보다 압박이 한 단계 셉니다. 부드럽게 가려면 Just checking in on the invoice.(청구서 건 확인차 연락드립니다.)가 안전해요.
일정 잡을 때 쓰는 세 문장
시간을 제안할 땐 Would Tuesday work for you?(화요일 괜찮으실까요?) 하나면 됩니다. work for you 는 "당신에게 맞다"는 뜻이에요.
안 되는 시간이면 Sorry, I'm not available then.(죄송하지만 그때는 어렵습니다.)처럼 완충어를 앞에 붙이고, Would Wednesday work instead?(대신 수요일은 어떠신가요?)로 대안을 함께 주세요.
맺음말과 서명은 두 줄이면 끝
닫는 문장은 Please let me know if you have any questions.(궁금한 점 있으면 알려주세요.) 또는 I look forward to your reply.(회신 기다리겠습니다.) 둘 중 하나면 충분해요.
서명 앞 인사는 Best regards,가 가장 무난합니다. 미국식 공식 메일에는 Sincerely,를 쓰고, 영국·호주 쪽이라면 이름을 아는 상대에겐 Yours sincerely,, Dear Sir or Madam 으로 열었으면 Yours faithfully,가 관례예요. 편한 동료에게는 Thanks,도 흔합니다.
화려한 문장보다 틀을 반복해 쓰는 쪽이 이깁니다. 오늘 본 틀을 저장해 두고 갈아 끼워 보세요.
