일정 메일은 세 마디로 끝납니다
영어로 일정을 잡을 때 길게 쓸수록 답이 늦게 옵니다. 언제가 되는지 묻고, 시간을 하나 제안하고, 확정하는 세 마디면 충분해요.
- Are you free on Thursday? 목요일에 시간 되세요?
- Does that work for you? 그 시간 괜찮으세요?
- Thursday at 3 works for me. 저는 목요일 3시 좋습니다.
이 세 문장의 자리만 바꿔 쓰면 대부분의 일정 메일이 끝납니다. 아래에서 자리마다 쓸 수 있는 표현을 늘려 볼게요.
먼저 시간이 되는지 묻습니다
첫 메일에서는 날짜를 못 박기보다 여지를 두고 묻는 편이 답을 받기 쉬워요.
- Are you available next week? 다음 주에 시간 괜찮으세요?
- When would be a good time? 언제가 좋으실까요?
- Do you have time this Friday? 이번 주 금요일에 시간 있으세요?
available 은 free 보다 조금 더 격식 있는 말이에요. 처음 연락하는 상대에게는 available 쪽이 무난하고, 같은 팀 동료에게는 free 도 아주 흔하게 씁니다.
시간은 하나만 딱 제안합니다
후보를 다섯 개 늘어놓으면 상대가 고르기 힘들어집니다. 하나를 제안하고 안 되면 알려 달라고 하는 편이 빠릅니다.
- How about Tuesday at 10? 화요일 10시 어떠세요?
- Would 3 p.m. work for you? 오후 3시 괜찮으실까요?
- Let's say Friday morning. 금요일 오전으로 하죠.
work for you 가 이 자리에서 가장 많이 쓰이는 말입니다. 시간이 사람에게 맞느냐를 묻는 표현이라, 요일이든 시각이든 장소든 앞에 넣어 그대로 쓸 수 있어요.
상대에게 넘길 때 쓰는 말
내 일정이 넉넉하면 굳이 시간을 정하지 않고 넘기는 편이 낫습니다.
- Whatever works for you. 편하신 대로 하세요.
- Let me know what works best. 언제가 제일 좋은지 알려 주세요.
- I'm flexible on time. 시간은 맞출 수 있어요.
다만 상대도 똑같이 넘기면 메일만 오갑니다. 두 번째 메일부터는 시간을 하나 제안하는 쪽으로 넘어가세요.
미룰 때는 이유보다 새 날짜부터
미루는 메일에서 가장 중요한 정보는 사과가 아니라 다음 날짜예요. 새 날짜를 먼저 적고 사과는 한 줄로 붙입니다.
- Could we reschedule to Friday? 금요일로 다시 잡을 수 있을까요?
- Can we move it to next week? 다음 주로 옮길 수 있을까요?
- Something came up. 일이 좀 생겨서요.
- Sorry for the short notice. 촉박하게 알려 드려 죄송합니다.
가까운 사이에서는 Let's push it to Friday. 금요일로 미루죠. 처럼 push 를 씁니다. 편한 만큼 가벼워서 처음 만나는 고객에게는 reschedule 쪽이 안전해요. postpone 은 더 무겁습니다. 날짜를 바꾸는 정도가 아니라 언제 다시 할지 정하지 않고 미룬다는 느낌이 강해서, 요일만 옮기는 자리에는 잘 쓰지 않습니다.
확정하고 한 번 더 알립니다
정해졌으면 짧게 확정 문장을 보내고, 전날 한 줄 더 보내면 노쇼가 줄어요.
- I'll send you an invite. 초대장 보내 드릴게요.
- Just confirming our meeting tomorrow. 내일 회의 확인차 연락드립니다.
- See you on Thursday. 목요일에 뵙겠습니다.
오늘 보낼 메일 하나를 Does that work for you? 로 끝내 본다.
일정 메일은 창의력이 필요한 글이 아니에요. 자리마다 정해진 말을 넣는 일이라, 표현 열 개면 회사 생활 내내 씁니다.
